Buchhaltung ist nicht gleich Buchhaltung!

Was wenn ich dir sage, dass du keine „Buchhaltung“ machen musst?! Aber jetzt bitte nicht sofort und voreilig deine ganzen Belege in den Papierkorb werfen! Fangen wir mal von vorne an. Buchhaltung ist nicht gleich Buchhaltung – also zumindest nicht steuerlich. Die Buchhaltungspflicht laut Gesetz hat zur Folge, dass eine sog. Doppelte Buchhaltung und vor allem eine Bilanz erstellt werden muss.

Das was du und ich unter Buchhaltung oder Buchführung verstehen ist aber eben genau das nicht. Laut Steuergesetz machen wir sog. Aufzeichnungen!

Wann musst du denn aber wirklich eine Buchhaltung machen und wann nur Aufzeichnungen?

Die Buchführungspflicht wird in zwei Etappen geprüft. Der erste Schritt ist die Prüfung nach Handelsrecht (HGB) und erst wenn diese Prüfung zu einem NEIN führt wird das Steuerrecht herangezogen.

Nach Handelsrecht musst du eine (doppelte) Buchhaltung machen, wenn du als Kaufmann

• mehr als 600.000,-€ Umsatz
und

• mehr als 60.000,-€ Gewinn

erwirtschaftet hast. Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Jetzt bist du aber wahrscheinlich Gründer oder Solo-Selbstständigen, du bist wahrscheinlich Coach, Trainer oder Berater und fragst dich ob du ein Kaufmann bist – richtig?

Ein Kaufmann ist jemand, der ein Handelsgewerbe betreibt oder ein sog. Formkaufmann (das wäre z.B. die UG oder GmbH). Das wäre jetzt bei dir nicht der Fall wenn du eine beratende Dienstleistung anbietest.

Somit halten wir fest, dass die Buchführungspflicht nach Handelsrecht in der Regel bei dir nicht zum Tragen kommt.

Da die Buchführungspflicht nach Handelsrecht verneint wurde, muss im zweiten Schritt die Buchführungspflicht nach Steuerrecht geprüft werden.

Du bist nach Steuerrecht buchführungspflichtig, wenn

• der Umsatz mehr als 600.00,-€ beträgt
oder

• der Gewinn aus Gewerbebetrieb mehr als 60.000,-€ beträgt

Hast du den Unterschied bemerkt?

Im Steuerrecht bist du buchführungspflichtig, wenn nur eine der beiden Grenzen überschritten wird.

Im Übrigen kannst du dich zwar jederzeit proaktiv beim Finanzamt melden und denen mitteilen, dass du die Grenze überschritten hast, aber wenn nicht, dann muss sich das Finanzamt bei dir melden mit den Hinweis auf die Verpflichtung. Diese gilt im übrigens immer erst zum nächsten 01.01.

Ein weiterer Unterschied ist, dass es sich bei der Gewinngrenze explizit nur um gewerbliche Tätigkeit handelt. Wenn du also einer selbstständigen Tätigkeit nachgehst ist die Gewinngrenzen unmaßgeblich

Hier ist die Einordnung deiner Einkünfte natürlich ganz wichtig!

Den Unterschied erkläre ich dir bald! Aber eins vorweg: Die Tatsache, dass du vielleicht Onlinekurse verkaufst führt nicht automatisch zu gewerblichen Einkünften (das ist ein sehr verbreiteter Irrglaube!).

Ich hatte es bereit etwas weiter vorne erklärt: Die Folge einer Buchführungspflicht ist die Erstellung einer sog. Doppelten Buchführung und einer Bilanz. 

Was der Unterschied zu einer EÜR ist erkläre ich dir ein anderes Mal.

Wir sind jetzt also zu dem Ergebnis gekommen, dass du keine Buchführung im Sinne der steuerlichen Gesetze führen musst.

Aber warum dann der ganze Aufwand?

Das Steuerrecht fordert sog. Aufzeichnungen. Dabei handelt es sich um ganz konkrete Nachweise zu bestimmten Sachverhalten deiner Tätigkeit.

Aufzeichnungspflichten

Du musst folgende Aufzeichnungen führen:

• tägliche Kassenaufzeichnungen (bei Dienstleistern i.d.R. nicht vorhanden

•  Warenein- und -ausgangsbuch für gewerbliche Unternehmer

• bestimmte Betriebsausgaben (z.B. Geschenke, Bewirtungskosten)

• Bemessungsgrundlage für Lieferungen und sonstige Leistungen

• Umsätze getrennt nach Steuersätzen

• Arbeitnehmerdaten für die Lohnabrechnung

Formelle Voraussetzungen

Dabei sind die Aufzeichnungen an folgende formelle Voraussetzungen geknüpft:

• vollständig

• richtig

• zeitnah

• geordnet (also kein Schuhkarton!)

• lebende Sprache

• der ursprüngliche Inhalt muss immer erkennbar sein

Wie du siehst, sind die Aufzeichnungspflichten auch ziemlich umfangreich, sodass es kaum einen Unterschied macht „nur“ diese Aufzeichnungen zu führen oder eben doch alle Geschäftsvorfälle. Nur wenn du alles nachhälst kannst du die Kosten auch absetzen.

Vielleicht kennst du den ganz einprägsamen Spruch: 

Keine Buchung ohne Beleg!

Auf die Aufzeichnung übertragen heißt das, dass du nur die Kosten absetzen kannst, die du auch belegen kannst.