DIE 5 HÄUFIGSTEN ANFÄNGERFEHLER UND WIE DU DIESE VERMEIDEST

Mal ehrlich: Was löst das Wort Buchhaltung bei dir aus?

Bist du voller Eifer dabei deine Unterlagen zu organisieren und findest: „So schwer ist das doch alles gar nicht“? Oder verdrängst du dieses Thema regelmäßig bis zum letzten Tag und hast den Wunsch dieser Kelch würde lieber so schnell wir möglich an dir vorbei ziehen?

Egal bei welchen Gedanken du dich gerade wiederfindest, lass mich dir mithilfe von einigen Tipps zeigen wie du deine Buchhaltung mit mehr Leichtigkeit und Klarheit angehen kannst.

Deshalb gehen wir heute mal, die aus meiner Sicht, die fünf häufigsten Anfängerfehler in der Buchhaltung durch – und vor allem wie du sie vermeiden kannst:

Lass uns loslegen!

FEHLER # 1: DU LEGST EINFACH LOS, OHNE ZU WISSEN AUF WAS DU ACHTEN MUSST.

„Wie jetzt?“ magst du dich fragen, „Ich dachte, das ist alles nicht so schwer?“. Und ja, das stimmt. Jedoch solltest du gerade am Anfang, wenigstens einmal, mit einem Steuerexperten über deine unternehmerischen Gegebenheiten sprechen. Denn nichts ist individueller als deine persönliche Buchhaltung. Lass dir erklären was du zum Start beachten solltest und wie du deine Unterlagen richtig aufbereitest.

Und mit Experten meine ich nicht die Freundin einer Freundin, diverse Internetforen oder Facebook-Gruppen. Oft sind dies nur halbwahre oder allgemeine Informationen, die nicht den Tatsachen entsprechen oder einfach nicht auf dich und dein Unternehmen zutreffen.

Also, wage gerade am Anfang den Schritt zum/zur Steuerberater/-in deines Vertrauens und lass dich gut beraten oder nutze entsprechende Selbstlernangebote*. Schließlich bist du jetzt Unternehmer*in und trägst Verantwortung für dich und dein Business.

*Mein Kurs #hallobuchhaltung ist aktuell geschlossen. Du kannst dich aber gerne in die Warteliste eintragen. Einfach hier klicken (Link einfügen).

FEHLER # 2: DEINE UNTERLAGEN SIND ÜBERALL VERSTREUT ODER FEHLEN GANZ.

Hand aufs Herz: Wie organisierst du deine Unterlagen zur laufenden Buchhaltung? Oftmals beobachte ich, dass eher schlecht als recht Unterlagen gesammelt und sortiert werden. Dabei musst du es dir gar nicht so schwer machen.

Beispielsweise kannst du dir digital bzw. einen analogen Ordner für all deine laufenden Geschäftsvorfälle erstellen. Darin legst du dir folgende Register an:  

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Konto-, Kreditkarten- oder Paypal-Auszüge
• Kasse
• Zahlungen über privat

Wichtig ist, dass du die Belege, die in Papierform zu dir gelangen auch in Papierform aufbewahrst (Ausnahme: Du hast eine sog. Verfahrensdokumentation). Alle digitalen Belege sind auch zwingend in digitaler Form aufzubewahren.

Sobald eine Rechnung eingeht, legst du diese entsprechend ab und nach Bezahlung wandert sie in das jeweilige Register des Zahlungsmittels. Jetzt hast du gleich im Überblick was bereits gezahlt wurde und was noch offen ist. Andererseits kannst du natürlich auch ein Buchhaltungsprogramm nutzen, indem du deine Unterlagen digital erfasst und verbuchst. Dann bleibt dir der Schritt des Sortierens erspart.

Kleiner Tipp am Rande: Achte insbesondere bei Zahlungen im Internet darauf, dass dir überhaupt eine Rechnung ausgestellt wird und kontaktiere den Verkäufer zeitnah, wenn dies nicht geschehen ist. Denn schnell ist vergessen was wo bestellt wurde und am Ende stehst du ohne Rechnung da.

FEHLER # 3: DU PRÜFST DEINE EINGANGSRECHNUNGEN NICHT.

So oft geht Mandanten die abziehbare Vorsteuer verloren, weil einfach nicht geschaut wird ob die Rechnung des leistenden Unternehmens korrekt ausgestellt wurde.

Damit meine ich beispielsweise Ausgaben über 250,-€. Du kaufst z.B. beim Discounter einen neuen Drucker und du erhältst nur einen Bon. Das ist dann keine ordentliche Rechnung, aus der du dir Vorsteuer geltend machen kannst.

Oder: Es fehlen schlichtweg einige Angaben von dir oder dem leistenden Unternehmer. Sicher, du kannst diese noch nachträglich beim Rechnungsausteller anfordern, aber das ist jedes Mal mit zusätzlicher Zeit und Aufwand verbunden. Achte also schon bei der Bezahlung genau darauf, ob alle Rechnungsabgaben vorhanden sind und lass dir, falls unkorrekt ausgestellt, diese korrigieren.

FEHLER # 4: PRIVATE AUSGABEN WERDEN ALS BETRIEBSAUSGABE GEBUCHT.

„Ach, das können wir doch sicher mit in die Buchhaltung nehmen, oder?“ Schon oft wurde mir diese Frage gestellt. Und gerade am Anfang mag man sich da noch nicht so sicher sein was tatsächlich betriebliche oder private Kosten sind.

Beachte dabei: Ausgaben, die im Zusammenhang mit deiner privaten Lebensführung stehen, können steuerlich nicht geltend gemacht werden. Also bitte keine Deko fürs Eigenheim, das Essen mit deinem Partner, Bußgelder, Hygieneartikel, die Reiseverpflegung an der Raststätte, das Netflix Abo oder ähnliches mit in deine Buchhaltung aufnehmen. Nur Kosten die in tatsächlichem Zusammenhang mit deinem Unternehmen stehen, können auch als Betriebsausgaben behandelt werden.

Was aber dennoch möglich ist: Telefonierst du beispielsweise sehr häufig mit deinem privaten Handy für dein Unternehmen, kann kannst du auch einen prozentualen Anteil der Kosten als Betriebsausgaben ansetzten.

Wenn du dir aber bei der einen oder anderen Sache unsicher bist oder deine Kosten nicht eindeutig zuordnen kannst, dann kontaktiere dein/e Steuerberater/-in oder schau dir meinen Steuerclub an (Link einfügen).

FEHLER # 5: DU VERPASST DEN ABGABETERMIN DEINER UMSATZSTEUERVORANMELDUNG.

Man mag es kaum glauben, aber es ist tatsächlich so, dass für viele Unternehmer/-innen der Zehnte des Monats oder Quartals regelmäßig für Überraschung sorgt und sie mit Schrecken bemerken, dass ihre Buchhaltung ja noch erstellt werden muss.

Wenn du bereits die Tipps zu Fehler #2 beachtest, sollte deine Buchhaltung sowieso auf dem Laufenden sein.

Wie auch immer: Markiere bitte im Kalender bis wann du spätestens alle Unterlagen zusammen haben musst. Damit ersparst du dir zusätzliche Kosten, wie Säumniszuschläge, und auch sonstigen Ärger mit dem Finanzamt.

Übrigens erfährst du im Blogartikel „3 Termine, die du nicht vergessen darfst!“ ausführlich welche Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für dich persönlich gilt.

ZUSAMMENFASSUNG:

Zusammenfassend kann man also sagen, dass auch du mit einigen wenigen Tipps deine Buchhaltung ohne unnötige Fehler erstellen kannst.

Tipp # 1: Hol dir am Anfang (einmalig) Unterstützung um direkt richtig zu starten.
Tipp # 2: Sammle deine Belege an einem Ort.
Tipp # 3: Prüfe deine Rechnungen sofort (!), wenn sie bei dir eingehen.
Tipp # 4: Trenne private und betriebliche Ausgaben.
Tipp # 5: Trage dir die Fristen in deinen Kalender ein.

Doch egal wie du es handhabst: Plane dir regelmäßig Zeit für deine Buchhaltung ein! So bist du immer auf dem aktuellsten Stand und der Zehnte bereitet dir keine schlaflosen Nächte mehr.

Leg am besten gleich damit los. Viel Freude und gutes Gelingen.

Was war dir neu oder hat dir persönlich weitergeholfen?
Lass mir gern einen Kommentar da.