Da sitzt du nun ganz stolz an deinem Laptop. Du hast es endlich geschafft.
Deine Rechnungsvorlage in Word ist fertig erstellt und genau so wie du es dir die ganze Zeit gewünscht hast. Optisch ein wahrer Hingucker, schließlich zeigt das deine Qualität. Auch dein Logo fügt sich ganz harmonisch ins Bild, alle Rechnungsanforderungen sind eingepflegt und die Tabelle rechnet nach langem Herumprobieren tatsächlich den korrekten Umsatzsteuersatz.
Jetzt musst du nur noch alle Daten eintragen und deiner ersten Rechnung steht nichts mehr im Wege.
Doch Halt, Stopp!
Warte noch kurz mit dem Drucken oder gar Versenden der Rechnung und lass mich dir dazu ein paar wertvolle Hinweise geben.
Sicher hast du mit der Erstellung deiner Rechnungsvorlage so einige mühevolle Zeit verbracht und das Ergebnis kann sich sehen lassen. Nur hat dir bis dato wahrscheinlich niemand gesagt, dass bei alldem nicht nur die Optik und Funktionalität eine Rolle spielt, sondern das seit einigen Jahren auch etwas ins Leben gerufen wurde, was sich GoBD nennt und dabei eine weit wichtigere Rolle spielt.
GOBD – GANZ OHNE BEDENKEN?
Das wäre echt toll, aber nein. Hinter dieser Abkürzung verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Kurz gesagt, hier wird geregelt wie du deine Rechnungen als Unternehmer*in im Zuge der Digitalisierung korrekt erstellst, ablegst und archivierst. Es gibt also einiges zu Bedenken.
Falls du vorhaben solltest deine – in Word oder Excel erstellten – Rechnungen auszudrucken, die Papierkopie zu archivieren und die elektronische Datei zu löschen, dann kannst du dies ganz ohne Bedenken so weiterführen. Doch höchstwahrscheinlich gehörst du zu all denjenigen, die sich die Arbeit, Zeit und das Papier sparen und den Weg in Richtung digitale Buchhaltung gehen möchten.
Diesen Weg kann ich nur empfehlen.
Es begeistert mich immer wieder wie schnell und einfach man dadurch all seinen „Papierkram“ erledigen und sich so viel Mühe und Aufwand ersparen kann.
Schauen wir uns doch einmal die für dich wichtigsten Grundsätze der GoBD an. Dabei zeige ich dir was genau damit gemeint ist und was du dabei beachten solltest.
GRUNDSATZ NR. 1: VOLLSTÄNDIGKEIT
Bestimmt ist es auch dir wichtig deine Rechnungen korrekt und vollständig auszustellen. Wer möchte sich schon unnötigen Ärger mit dem Finanzamt einhandeln?
Doch aus der Praxis ist immer wieder zu sehen, dass sich schnell einmal der Fehlerteufel einschleicht und wie ein roter Faden durch die nachfolgenden Rechnungen zieht. Rein menschlich total nachvollziehbar, aber leider ein Problem, wenn es um die GoBD geht.
Ist dir schon mal einer der folgenden Fehler passiert?
- versehentlich Nummern ausgelassen oder doppelt vergeben
- über den Jahreswechsel das alte Datum in der Rechnungsnummer oder auf der Rechnung selbst beibehalten anstatt anzupassen
- die Umsatzsteuerbeträge nicht korrekt berechnet
- Hinweise zu steuerlichen Sachverhalten oder Aufbewahrungsfristen vergessen
- oder, oder, oder…
Beim Thema Vollständigkeit sind Word und Excel leider keine so guten Berater.
GRUNDSATZ NR. 2: UNVERÄNDERBARKEIT
Hierbei geht es darum, dass deine fertige Rechnung nicht mehr bearbeitet und damit verändert werden kann. Einmal geschrieben ist geschrieben. Auch wenn Frau Müller die Leistungsbezeichnung korrigiert haben möchte.
Du darfst dann nicht einfach nachträglich Angaben hinzufügen oder löschen. Das Original mit dem Datum seiner Erstellung muss erhalten bleiben.
Und da verbirgt sich auch eine weitere Tücke von Word und Excel. Vielleicht kennst du es ja selbst aus der Praxis. Du möchtest ein Angebot an einen Kunden erstellen und nimmst dazu die Vorlage vom vorherigen Mal. Du änderst ein paar Kleinigkeiten und drückst nun auf das Speichersymbol. Ein paar Sekunden später wird dir mit Erschrecken klar: jetzt hast du das vorherige Angebot gelöscht und du kannst es nicht mehr rückgängig machen. Das mag bei einem Angebot sicher nicht so tragisch sein, aber passiert dir das beim Schreiben deiner Rechnung, ist die vorhergehende unwiederbringlich gelöscht und damit auch deine korrekte Ablage mit Datum der Erstellung.
Wirklich kontraproduktiv, wenn es um das Thema der Unveränderbarkeit geht.
GRUNDSATZ NR. 3: NACHVOLLZIEHBARKEIT
Natürlich passieren immer einmal kleine Fehler bei der Rechnungsschreibung die korrigiert werden müssen. Und wenn Frau Müller ihre Rechnung geändert haben möchte muss es ja auch einen Weg geben dies zu tun. Für den Fall der Korrektur einer bereits erstellten Rechnung schreibt hier die GoBD vor, dass du dann genau protokollieren musst wann und was verändert wurde.
Du siehst, Dokumentation ist alles und du benötigst ein professionelles Dokumenten-Management-System. Denn auch wenn du deine Rechnungen geordnet und nachvollziehbar auf deinem Betriebssystem ablegst, ist weder die Unveränderbarkeit noch die zuverlässige, strukturierte und lückenlose Dokumentation gegeben. Nicht zu vergessen, dass die Aufbewahrungsfrist all deiner Unterlagen 10 Jahre beträgt…
UND NUN? MEIN FAZIT:
Word oder Excel können dir also ausschließlich deine Dokumente erstellen, nicht aber für die Erfüllung der Grundsätze der GoBD sorgen. Dafür trägst allein du die Verantwortung. Zum Anfang sicher ganz schön einschüchternd. Und was wird nun aus deiner tollen Rechnungsvorlage? Alles umsonst?
Nein, auf keinen Fall!
Zwei Möglichkeiten stehen dir als Auswahl zur Verfügung. Eine Möglichkeit besteht in der Investition in ein gutes Dokumenten-Management-System. Hierbei werden all deine Unterlagen digital und zentral verwaltet bzw. archiviert.
Meine Empfehlung an dich lautet jedoch: Mach es dir noch einfacher und digitalisiere nicht nur deine Ausgangsrechnungen, sondern deine komplette Ablage.
Auf dem Markt gibt es einige gute und preiswerte Anbieter für Buchhaltungssoftware inklusive Rundum-Sorglos-Paket. Dort kannst du auch deine liebevoll gestaltete Rechnungsvorlage einpflegen und sofort mit der Erstellung deiner Rechnungen beginnen.
Und weitaus schöner ist die Tatsache, dass du außerdem im Handumdrehen deine laufende Buchhaltung erstellen, Angebote und Mahnungen versenden und deine Umsatzsteuervoranmeldung mit einem Klick ans Finanzamt schicken kannst, sowie deine Zahlen endlich tagesaktuell im Blick hast.
Warum es sich also schwer machen, wenn es doch viel einfacher geht?
Vielleicht setzt du dich jetzt gleich nochmal an den Laptop, verwirfst deinen Plan mit deiner Word-Rechnung, suchst dir stattdessen die für dich passende Software und legst dann so richtig los (Meine Empfehlung: www.lexoffice.de/steuerleichtgemacht)
Das finde ich echt super und wünsch dir dabei viel Freude. Vielleicht ist dir das aber doch ein bisschen viel und du bist dir unsicher wie du das alles richtig anstellst?
Dann lass mich dich dabei unterstützen mehr Klarheit in dieses doch so wichtige Thema zu bringen. In der „Power Hour“ sind noch ein paar wenige Plätze frei und du bekommst du neben der notwendigen Motivation für deine Buchhaltung auch Antworten auf deine individuellen Fragen und die praktische Umsetzung an die Hand.